各プロンプトには {{変数名}} で囲まれた部分があります。そこを自分の状況に合わせて書き換えてからChatGPTに送信するだけで、状況に合ったビジネスメールを自動生成できます。
以下の条件で初回挨拶メールを作成してください。
会社名：{{会社名}}
担当者名：{{担当者名}}
自社名：{{自社名}}
目的：{{目的}}
丁寧で信頼感のあるビジネスメールにしてください。
💡 使用例：新規取引開始時のご挨拶
以下の内容でお詫びメールを作成してください。
案件名：{{案件名}}
当初納期：{{当初納期}}
変更後納期：{{変更後納期}}
遅延理由：{{理由}}
誠意が伝わる文面にしてください。
💡 使用例：システム障害による納品遅延
以下の内容で見積もり依頼メールを作成してください。
依頼内容：{{内容}}
希望納期：{{納期}}
予算感：{{予算}}
丁寧な依頼文にしてください。
💡 使用例：制作会社への発注相談
以下の条件で日程調整メールを作成してください。
目的：{{打ち合わせ内容}}
候補日：
{{候補日一覧}}
ビジネスマナーに沿って作成してください。
💡 使用例：初回商談の日程調整
以下の条件で資料送付メールを作成してください。
資料名：{{資料名}}
送付目的：{{目的}}
簡潔で分かりやすい文章にしてください。
💡 使用例：提案資料の送付
以下の内容でクレーム対応メールを作成してください。
発生内容：{{内容}}
原因：{{原因}}
対応策：{{対応策}}
謝罪と再発防止策を含めてください。
💡 使用例：サービス不具合への対応
以下の内容で契約更新案内メールを作成してください。
契約名：{{契約名}}
更新日：{{更新日}}
更新条件：{{条件}}
丁寧な案内文にしてください。
💡 使用例：年間契約の更新通知
以下の内容で担当変更メールを作成してください。
旧担当者：{{旧担当}}
新担当者：{{新担当}}
変更日：{{変更日}}
円滑な引継ぎを意識してください。
💡 使用例：部署異動による担当変更
以下の条件で年末年始の挨拶メールを作成してください。
会社名：{{会社名}}
休業期間：{{期間}}
フォーマルな文章にしてください。
💡 使用例：取引先への一斉送信
以下の内容で商談後のお礼メールを作成してください。
商談内容：{{内容}}
今後の予定：{{予定}}
好印象を与える文章にしてください。
💡 使用例：営業訪問後のお礼
以下の内容で会議招集メールを作成してください。
会議名：{{会議名}}
日時：{{日時}}
議題：{{議題}}
💡 使用例：定例会議の案内
以下の会議内容を共有するメールを作成してください。
会議名：{{会議名}}
決定事項：{{決定事項}}
アクション：{{アクション}}
💡 使用例：会議終了後の共有
以下の内容で業務報告メールを作成してください。
本日の成果：{{成果}}
課題：{{課題}}
明日の予定：{{予定}}
💡 使用例：日報作成
以下の条件で休暇申請メールを作成してください。
休暇日：{{日付}}
理由：{{理由}}
引継ぎ内容：{{内容}}
💡 使用例：有給休暇申請
以下の内容で経費精算依頼メールを作成してください。
用途：{{用途}}
金額：{{金額}}
申請日：{{日付}}
💡 使用例：出張費精算
以下の内容で進捗報告メールを作成してください。
案件名：{{案件名}}
進捗率：{{進捗}}
課題：{{課題}}
💡 使用例：プロジェクト管理
以下の条件で異動挨拶メールを作成してください。
異動前部署：{{部署}}
異動後部署：{{部署}}
着任日：{{日付}}
💡 使用例：社内周知
以下の内容で歓迎会案内メールを作成してください。
対象者：{{氏名}}
日時：{{日時}}
場所：{{場所}}
💡 使用例：新入社員歓迎会
以下の条件でリマインドメールを作成してください。
案件名：{{案件}}
締切日：{{締切}}
依頼事項：{{内容}}
催促になりすぎない表現にしてください。
💡 使用例：提出期限の案内
以下の内容で社内向けお礼メールを作成してください。
お礼内容：{{内容}}
成果：{{成果}}
感謝が伝わる文章にしてください。
💡 使用例：プロジェクト完了後
同じ内容でも印象は大きく変わります。プロンプトの末尾に以下のような指定を加えると精度が向上します。
丁寧に / フォーマルに / 柔らかく / 誠意を重視して / 親しみやすく
「300文字以内」「簡潔に」「3段落で」など具体的に指定すると読みやすいメールになります。
300文字以内で作成してください。
一度生成したメールは追加指示で改善できます。
もっと丁寧にしてください。 謝罪の表現を強めてください。 上司向けの文体にしてください。
{{変数名}} を書き換えるだけで即使用可能今回紹介した20個のプロンプトは、ビジネスメールのほとんどの場面をカバーしています。まずはそのままコピペして使い、自分の業務に合わせて調整してみてください。
さらに高精度なメール作成・長文対応・複雑な指示にはChatGPT Proがおすすめです。
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